Entwurf – vor Veröffentlichung von einer Rechtsanwältin oder einem Rechtsanwalt prüfen lassen. Platzhalter in [eckigen Klammern] ausfüllen.
Datenschutzerklärung
Stand: [Datum]
Diese Erklärung gilt für die Website von Asoka und für die Konten unserer Kunden. Für Gespräche, die Kunden mit Asoka führen, ist der jeweilige Kunde verantwortlich; wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter (siehe AVV). Gesprächsteilnehmende erhalten vor dem Beitritt den Datenschutzhinweis des Kunden in ihrer Sprache.
1. Verantwortlicher
Jointinventions GmbH, Frankfurter Straße 141, 63067 Offenbach am Main, vertreten durch den Geschäftsführer Volker Barth. E-Mail: [datenschutz@…]. [Falls bestellt: Datenschutzbeauftragte/r: Name, Kontakt]
2. Besuch der Website
Beim Aufruf verarbeiten wir technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite). Die IP-Adresse wird nur kurzzeitig im Arbeitsspeicher zur Abwehr von Missbrauch (z. B. Durchprobieren von Passwörtern) genutzt und nicht dauerhaft gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit des Dienstes). [Ergänzen, falls der Hosting-Anbieter Zugriffsprotokolle führt.]
Wir setzen nur ein technisch notwendiges Cookie für die Anmeldung („asoka_sid“, bis 14 Tage). Es gibt kein Tracking und keine Analyse- oder Werbedienste.
3. Firmenkonto und Vertrag
Für Registrierung und Vertragsdurchführung verarbeiten wir Firmendaten, Namen und E-Mail-Adressen der Nutzer, Passwörter (nur als sicherer Hash), Anmeldezeitpunkte sowie Verbrauchs- und Rechnungsdaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Rechnungen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 147 AO, § 257 HGB (Aufbewahrung bis zu 10 Jahre).
4. E-Mails
Wir versenden E-Mails für Einladungen, Passwort-Rücksetzung, Protokolle und Rechnungen über [E-Mail-Dienstleister].
Video: Schaltet eine Person ihre Kamera ein, wird das Bild verschlüsselt (DTLS-SRTP) direkt zwischen den Geräten übertragen. Lässt das Netz das nicht zu, wird es transportverschlüsselt (TLS) über den Asoka-Server weitergereicht. Dort wird es nur durchgeleitet, nicht entschlüsselt gespeichert oder ausgewertet. Als letzter Rückfall dient ein Vermittlungsserver (TURN, z. B. von Twilio), der die Inhalte nicht entschlüsseln kann. Videobilder werden weder aufgezeichnet noch gespeichert. Im Ereignisprotokoll steht nur, wann eine Kamera ein- oder ausgeschaltet wurde.
Gesprächsprotokolle werden nicht als Anhang verschickt. Sie gehen ausschließlich an die E-Mail-Adressen der Personen, die am Gespräch teilgenommen haben, und zwar als persönlicher Download-Link. Der Link ist befristet (Standard: 14 Tage) und nur begrenzt oft abrufbar. Jeder Abruf wird im Ereignisprotokoll des Gesprächs vermerkt. Interne Unterlagen (Wortprotokoll, CRM-Daten, Ereignisprotokoll) erhalten nur Mitarbeitende des Kunden, die selbst am Gespräch teilgenommen haben.
5. Empfänger und Dienstleister
| Dienst | Zweck | Ort / Garantie |
|---|---|---|
| [Hosting-Anbieter] | Betrieb des Servers | [EU] |
| OpenAI | Spracherkennung, Übersetzung, Sprachausgabe, ggf. Websuche | USA – [EU-US Data Privacy Framework / Standardvertragsklauseln] |
| Twilio | Telefonie (nur Telefonfunktion) | USA – [DPF / SCC] |
| [E-Mail-Dienstleister] | E-Mail-Versand | […] |
Bei Kunden mit lokaler Verarbeitung (Box mit lokalen Modellen) entfällt die Übermittlung an KI-Dienstleister.
6. Speicherdauer
Kontodaten bis zur Löschung des Firmenkontos; Gesprächsdaten nach der vom Kunden eingestellten Frist (Standard [30] Tage) automatisch; Rechnungsdaten nach den gesetzlichen Fristen.
7. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) sowie auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft. Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.